§1. Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest REAL ESTATE INVESTMENT GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Przeskok 2, 00-032 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000900618, NIP 5252863631, REGON 388986865, kapitał zakładowy 10.000,00 zł, reprezentowana przez Marcina Kubika, prezesa zarządu, prowadząca działalność pod marką Dwell Properties (dalej: Administrator).
Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail info@marcinkubik.com, tel. +48 519 890 886, adres korespondencyjny ul. Przeskok 2, 00-032 Warszawa. Inspektora Ochrony Danych nie powołano.
Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
§2. Źródła i sposób pozyskiwania danych
Dane pozyskujemy:
- bezpośrednio od Pani/Pana – poprzez formularze kontaktowe, korespondencję e-mail, rozmowy telefoniczne i osobiste oraz zawierane umowy;
- automatycznie podczas korzystania ze strony – poprzez pliki cookies oraz parametry połączenia (adres IP, nazwa sesji, urządzenie, system operacyjny, przeglądarka, przybliżona lokalizacja, dostawca usług internetowych), w celach technicznych, statystycznych i bezpieczeństwa;
- z kampanii i formularzy reklamowych – w szczególności formularzy kontaktowych w reklamach Meta (Lead Ads) oraz landing page;
- od osób trzecich i z rejestrów publicznych – w zakresie opisanym w §2a.
Jeżeli pozyskaliśmy Pani/Pana dane nie bezpośrednio od Pani/Pana, lecz w związku z transakcją – np. od naszego Klienta, drugiej strony transakcji, współwłaściciela nieruchomości, małżonka strony, pełnomocnika lub z publicznie dostępnych rejestrów (księgi wieczyste, CEIDG, KRS) – informujemy, że:
- źródłem danych jest strona transakcji, nasz Klient, jego pełnomocnik lub publicznie dostępny rejestr;
- kategorie danych obejmują dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail), a w zakresie niezbędnym do transakcji także dane z dokumentu tożsamości, numer PESEL lub NIP oraz dane o nieruchomości i prawach do niej;
- cele, podstawy prawne, odbiorców, okres przechowywania, prawa oraz zasady transferu poza EOG określają pozostałe postanowienia niniejszej Polityki, które stosuje się odpowiednio.
Obowiązek informacyjny realizujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie z Panią/Panem, a jeżeli dane mają służyć komunikacji – przy tej komunikacji (art. 14 ust. 3 RODO).
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Zawarcie i wykonanie umowy pośrednictwa (sprzedaż, kupno, najem, wynajem nieruchomości) – kojarzenie stron transakcji, wyszukiwanie nieruchomości, prezentacja ofert, czynności zmierzające do zawarcia umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obsługa zapytań i kontaktu – udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia z formularza, e-mail i telefonu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli zmierza do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – obsługa korespondencji).
Rezerwacja lokalu w imieniu i na wyraźne żądanie Klienta – zgłoszenie wybranego przez Klienta lokalu deweloperowi lub innemu podmiotowi dysponującemu lokalem. Zgłoszenie następuje wyłącznie na wyraźne żądanie i za wiedzą Klienta, który przed jego dokonaniem jest informowany o tożsamości podmiotu otrzymującego dane; konkretny deweloper nie jest z góry określony i ustalany jest każdorazowo stosownie do wybranej oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą).
Obowiązki wynikające z przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) – stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego i identyfikacja Klienta na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Obowiązki podatkowe i rachunkowe – wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi.
Dokumentowanie ustaleń i podnoszenie jakości obsługi (w tym ewentualne nagrywanie i analiza rozmów) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; szczegóły w §7 i §8.
Marketing bezpośredni własnych usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz kontakt telefoniczny w celach marketingowych – na podstawie odrębnie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z Prawem komunikacji elektronicznej).
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Analizy statystyczne, archiwizacja, bezpieczeństwo – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Możemy stosować profilowanie na potrzeby marketingu (np. dopasowanie treści reklamowych w oparciu o pliki cookies). Nie podejmujemy jednak wobec Pani/Pana decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały (art. 22 RODO).
§4. Zakres przetwarzanych danych
Imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, preferencje dotyczące nieruchomości (lokalizacja, metraż, cena, typ), a w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji oraz wypełnienia obowiązków AML i sporządzenia aktu notarialnego także numer PESEL lub seria i numer dokumentu tożsamości oraz NIP, dane dotyczące nieruchomości i warunków transakcji, dane z korespondencji, dane techniczne (cookies, adres IP), a w razie nagrywania rozmów – nagrania i transkrypcje.
§5. Odbiorcy danych (strony transakcji i podmioty współpracujące)
Pani/Pana dane mogą być przekazywane:
- właścicielom nieruchomości, deweloperom, sprzedającym i wynajmującym oraz ich przedstawicielom i innym pośrednikom – w zakresie niezbędnym do przedstawienia Pani/Pana jako potencjalnego nabywcy lub najemcy oraz do skojarzenia i realizacji transakcji; podmioty te stają się odrębnymi administratorami w swoich celach;
- deweloperom lub innym podmiotom dysponującym lokalem, którego ofertą jest Pani/Pan zainteresowany – w przypadku rezerwacji dokonywanej w imieniu i na żądanie Klienta; podmioty te są wskazywane Klientowi każdorazowo przed zgłoszeniem rezerwacji;
- notariuszom, rzeczoznawcom majątkowym, doradcom prawnym i podatkowym, biurom rachunkowym, bankom i pośrednikom kredytowym, kurierom i operatorom pocztowym;
- organom publicznym – gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
§6. Podmioty przetwarzające (przetwarzające dane w naszym imieniu)
Powierzamy dane dostawcom działającym na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu:
- dostawcy hostingu, oprogramowania, poczty elektronicznej i usług IT;
- dostawca systemu CRM (Pipedrive);
- dostawca systemu mailingowego i newslettera (Mailchimp);
- dostawcy narzędzi do komunikacji, nagrywania, transkrypcji i analizy danych, w tym narzędzi AI (Fireflies, Plaud, Anthropic, Google) – w zakresie, w jakim narzędzia te są wykorzystywane (zob. §7-§8).
Aktualną listę podmiotów przetwarzających udostępniamy na żądanie pod adresem info@marcinkubik.com.
§7. Nagrywanie rozmów
Rozmowy z nami (telefoniczne, online oraz spotkania) mogą być nagrywane i transkrybowane w celu dokumentowania ustaleń i podnoszenia jakości obsługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). O nagrywaniu informujemy przed rozpoczęciem rozmowy; może Pani/Pan zgłosić sprzeciw – wówczas nagrywania nie prowadzimy.
§8. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
Do transkrypcji, analizy treści i organizacji danych możemy korzystać z narzędzi AI (m.in. Anthropic, Google, Fireflies, Plaud). Dostawcy tych narzędzi działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania i zobowiązani są do niewykorzystywania powierzonych danych do trenowania swoich modeli. Wyniki analizy AI weryfikuje nasz zespół (zasada human-in-the-loop); nie podejmujemy wobec Pani/Pana decyzji wyłącznie zautomatyzowanych wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).
§9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Co do zasady dane przetwarzamy w EOG. W zakresie, w jakim korzystamy z narzędzi dostawców spoza EOG (m.in. Google, Meta, dostawca systemu mailingowego oraz – w razie ich stosowania – narzędzia AI i nagrywania), dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Transfer odbywa się, w zależności od dostawcy, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework) albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO). Aktualny mechanizm transferu dla danego dostawcy potwierdzamy w dokumentacji powierzenia; kopię zabezpieczeń udostępniamy na żądanie.
§10. Pliki cookies i zgoda
Strona wykorzystuje pliki cookies własne oraz podmiotów trzecich. Cookies niezbędne do prawidłowego działania strony przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, bez zgody. Cookies analityczne i marketingowe (m.in. Google Analytics, Meta Pixel) przetwarzamy wyłącznie na podstawie zgody wyrażonej w banerze cookies, zgodnie z ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić w ustawieniach banera oraz w przeglądarce.
§11. Reklamy w serwisach Meta (Facebook, Instagram) i formularze Lead Ads
W zakresie statystyk i pomiaru skuteczności reklam (Meta Pixel, Custom Audiences, statystyki strony – Page Insights) Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia) są współadministratorami danych w rozumieniu art. 26 RODO. Zasady przetwarzania przez Meta dostępne są w Polityce prywatności Meta (facebook.com/privacy/policy) oraz w Page Controller Addendum; Meta odpowiada za realizację praw osób w zakresie danych przetwarzanych we własnej infrastrukturze.
Jeżeli wypełnia Pani/Pan formularz kontaktowy w reklamie (Lead Ad) lub kieruje zapytanie przez profil Dwell, przetwarzamy podane dane (imię, nazwisko, e-mail, telefon, treść zapytania) w celu odpowiedzi i przedstawienia oferty (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO) oraz marketingu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; komunikacja elektroniczna na podstawie zgody). Meta może przetwarzać dane w USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych. Profilowanie reklamowe odbywa się na podstawie zgody na pliki cookies i nie wywołuje wobec Pani/Pana skutków prawnych; zgodę można wycofać w ustawieniach konta Meta oraz w banerze cookies.
§12. Newsletter
Jeżeli zapisuje się Pani/Pan na newsletter, adres e-mail oraz ewentualnie imię przetwarzamy na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z Prawem komunikacji elektronicznej) do czasu jej wycofania. Z subskrypcji można zrezygnować w każdej chwili linkiem rezygnacji w treści wiadomości lub pisząc na info@marcinkubik.com. Newsletter obsługuje zewnętrzny dostawca systemu mailingowego (Mailchimp); zob. §9 dotyczący transferu poza EOG.
§13. Okres przechowywania danych
- dane z zapytań (formularz, e-mail, telefon) – do czasu załatwienia sprawy oraz przez okres przedawnienia roszczeń;
- dane związane z zawartą umową – przez czas jej obowiązywania, a po zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń oraz okresy wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono umowę);
- dane przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków AML – przez 5 lat zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r.;
- dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing, newsletter, cookies) – do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu;
- dane zapisane w plikach cookies – przez okres właściwy dla danego pliku albo do czasu ich usunięcia przez Użytkownika;
- nagrania i transkrypcje rozmów (jeżeli prowadzone) – przez 12 miesięcy od zakończenia rozmowy, a jeżeli są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.
§14. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w tym wobec marketingu bezpośredniego) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
W celu skorzystania z uprawnień prosimy o kontakt: info@marcinkubik.com. Żądanie rozpatrujemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym uprzednio poinformujemy.
§15. Dobrowolność podania danych i decyzje zautomatyzowane
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz obsługi zapytań; w zakresie obowiązków AML oraz przepisów podatkowych podanie danych wynika z przepisów prawa. Brak podania danych uniemożliwia świadczenie usługi pośrednictwa. Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołującemu skutki prawne ani podobnie istotnemu (art. 22 RODO).
§16. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować z ważnych przyczyn; o zmianach informujemy na stronie lub mailowo, w sposób umożliwiający zapoznanie się ze zmianami zanim wejdą w życie. Polityka nie ogranicza uprawnień przysługujących Pani/Panu na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Data ostatniej aktualizacji: 24.06.2026 r.
Wzór potwierdzenia zgłoszenia rezerwacyjnego
Przed każdym zgłoszeniem rezerwacyjnym do dewelopera należy uzyskać i zachować potwierdzenie żądania Klienta. Można wykorzystać jeden z poniższych wzorów.
Wariant 1 – e-mail do Klienta: „Potwierdzam, że na Pani/Pana wyraźne żądanie dokonam w Pani/Pana imieniu zgłoszenia rezerwacyjnego wybranego przez Panią/Pana lokalu u wskazanego dewelopera, przekazując temu podmiotowi Pani/Pana dane: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Proszę o potwierdzenie zwrotne.”
Wariant 2 – oświadczenie / checkbox: „Żądam, aby Real Estate Investment Group sp. z o.o. (Dwell Properties) dokonała w moim imieniu zgłoszenia rezerwacyjnego wybranego przeze mnie lokalu u wskazanego dewelopera i w tym celu przekazała mu moje dane osobowe (imię, nazwisko, dane kontaktowe). Przyjmuję do wiadomości, że tożsamość dewelopera jest mi każdorazowo wskazywana przed dokonaniem zgłoszenia.”